En el dinámico mundo de la administración de fincas, uno de los momentos más delicados y conflictivos es el proceso de transición entre administradores. Cuando una comunidad de propietarios decide cambiar de administrador, suele desencadenarse una lucha por la transferencia de la documentación entre el administrador saliente y el entrante. Esta situación, lejos de ser una simple formalidad, puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza para ambas partes y, lo que es peor, para la comunidad en sÃ.
Los administradores salientes a menudo consideran que la documentación y, especialmente, la contabilidad que han realizado durante su mandato les pertenece, incluso después de haber cobrado por llevar a cabo estas tareas. Esta percepción errónea conduce a situaciones de conflicto en las que el administrador saliente se niega a proporcionar la documentación al nuevo administrador, lo que resulta en una pérdida de documentación y transparencia en las cuentas de la comunidad.
Esta lucha por el control de la documentación lleva consigo graves consecuencias para la comunidad de propietarios. En lugar de beneficiarse de una transición fluida y transparente entre administradores, la comunidad se ve atrapada en medio de disputas que obstaculizan su buen funcionamiento. En última instancia, es la comunidad la que sufre las consecuencias de esta falta de colaboración entre los administradores.
Es como si a un contable o gestor se le despidiera de una empresa y se llevara consigo todo su trabajo, dejando a la empresa en la oscuridad respecto a su situación financiera y contable.
La raÃz de este problema radica en la falta de un sistema estandarizado de documentación y contabilidad para las comunidades de propietarios. Actualmente, cada administrador puede utilizar su propio sistema, lo que dificulta la transferencia de información entre ellos. Es fundamental que las comunidades establezcan su propio sistema de gestión documental y contable, independiente de los administradores individuales, y contraten a profesionales que utilicen este sistema en beneficio de la comunidad.
En resumen, la lucha por la transferencia de documentación entre administradores de fincas es un problema común en la gestión de comunidades de propietarios. Para evitar estas situaciones conflictivas, es necesario establecer un sistema de documentación y contabilidad propio de la comunidad, independiente de los administradores individuales, y promover una cultura de colaboración y transparencia entre todos los involucrados en la gestión de la comunidad. Solo asà podremos garantizar una administración eficiente y armoniosa de nuestras comunidades de propietarios.